La Matrice d’Eisenhower ⇒ l’indispensable pour dupliquer sa productivité !

La majorité des entrepreneurs sont souvent confrontés à des problèmes de gestion de temps et de hiérarchisation. Ce qui risque d’impacter leur productivité. Il existe un moyen simple et ultra-efficace qui permet d’y remédier, c’est la matrice Eisenhower, à appliquer dès aujourd’hui. Découvrez tous les points à savoir sur cette méthode ingénieuse.

La matrice de Eisenhower, c’est quoi?

Quelle est son origine ?

Issue d’un président américain : La matrice Eisenhower est un outil imaginé par le célèbre militaire et homme d’Etat: Dwight David  Eisenhower, aussi connu sous le surnom d’Ike. Il a été élu 34^e président des Etats-Unis entre 1953 à 1961. Il a également été nommé « General of the Army » et commandant en chef du Supreme Headquaters Allied Expedittionary pendant la période de la Seconde Guerre mondiale. 

Organisation et gestion du temps : Cet imminent personnage était reconnu pour sa capacité d’organisation et de gestion de temps. En effet, grâce à l’application de la matrice Eisenhower, ce président de renommée mondiale est parvenu à gérer efficacement toutes ses illustres responsabilités. Cela est prouvé par la réalisation de nombreux exploits lors de ses mandats présidentiels et de ses autres nominations. 

Citons quelques-unes de ses performances : supervision du cessez-le-feu en Corée, lancement de la course à l’espace, développement de l’armement nucléaire et de réseau des autoroutes inter-Etats. 

En quoi consiste cette méthode ?

Gérer l’importance et l’urgence : La matrice d’Eisenhower est une méthode consistant à classer ses tâches suivant leur degré d’importance et d’urgence. Elle vous permet de mieux gérer votre temps et de prioriser les tâches à faire. Ce qui est très pratique pour un entrepreneur qui a des difficultés dans la gestion de son temps. 

Un procédé réputé efficace et simple : la matrice d’Eisenhower est devenu un outil essentiel pour les organismes structurés. Ces derniers n’ont pas hésité à inclure cette méthode dans leur système d’organisation. D’ailleurs, ils ont apporté plusieurs améliorations à cette formule, notamment en termes de stratégie et de management. Ceci dans le but d’optimiser leurs performances au travail.

La matrice d’Eisenhower concerne tous types d’entreprises, peu importe leurs activités et leur taille. D’autant plus que cette méthode est applicable dans votre vie quotidienne. 

Les différents quadrants de l’outil d’Eisenhower

Au premier abord, la matrice d’Eisenhower comprend deux critères bien distincts : l’important et l’urgent. Aussi, elle se compose de quatre cases de couleurs différentes. Vous pourrez ainsi répartir toutes vos tâches selon leur ordre d’importance et d’urgence.

Les quadrants de la matrice Eisenhower se présentent comme suit :

Quadrant 1 : Important et urgent

Il est important de prêter une particulière attention aux tâches que vous placez dans cette case. En effet, elle regroupe toutes les activités qui impliquent des prises de décisions et interventions très rapides. Elles vous permettent de résoudre de divers problèmes urgents : conflit, crise, nouveaux changements au sein de l’organisme.

Ces tâches peuvent se présenter sous deux formes : celles qui surviennent à la dernière minute (cas des imprévus) et celles qui ont été procrastinées (prévues, mais toujours remises à demain).

Par ailleurs, les activités qui sont listées dans ce quadrant peuvent impacter la mission générale. Elles peuvent pareillement retarder et bloquer l’évolution de votre projet initial.

Quadrant 2 : Pas important mais urgent

D’une part, ce second quadrant concerne les petites tâches imprévues qui viennent impacter l’évolution de votre projet. C’est souvent le cas lorsque votre supérieur hiérarchique ou un de vos collègues vous demande un service urgent. En plus clair, il délègue l’exécution d’une tâche à une personne plus compétente, c’est-à-dire vous. 

Bien que ces tâches ne soient pas importantes pour vous, elles le sont pour les autres. Vous pouvez être amené à répondre à des mails ou renseigner certaines informations pour des collaborateurs et prestataires de l’entreprise.

D’une autre part, il se peut que ce soit vous qui déléguiez une tâche moins importante à un de vos collaborateurs. Cela présente un certain avantage puisque vous aurez plus de temps à consacrer aux éléments considérés comme importants et urgents.

Quadrant 3 : Important mais pas urgent

Dans ce quadrant se classe les tâches qui vous permettent de réaliser vos principaux objectifs. L’échéance de ces tâches n’est  pas toujours déterminée. Donc, vous pouvez disposer d’assez de temps pour les accomplir.

Toutefois, elles peuvent devenir urgentes au fil et à mesure où vous les remettez toujours à plus tard. Dans ce cas, il est nécessaire de les planifier à l’avance pour éviter tout bouleversement. C’est pourquoi ce quadrant est aussi appelé « quadrant de la planification ». Cela peut être même par example passer des moments avec des proches que vous n’avez pas vu depuis un moment ou juste vous détendre quand vous l’avez pas fait depuis un moment.

Plus vous êtes organisé, plus vous gagnez du temps. Ainsi, vous pouvez vous consacrer à d’autres tâches et améliorer votre productivité. Ces tâches peuvent se porter sur le suivi ou la formation de votre équipe, de l’élaboration d’un projet ou d’un budget et autres.

Quadrant 4 : Ni important et ni urgent

On distingue dans ce quadrant les tâches qui ne sont pas prioritaires, voire inutiles. Elles peuvent être abandonnées ou bien archivées si besoin. Nous trouvons dans cette liste les projets à l’état d’embryon, les distractions, etc. D’ailleurs, il serait plus pratique de les supprimer tout simplement pour pouvoir se focaliser sur les missions essentielles.

Savoir distinguer l’important de l’urgent

Dans son discours, le président Dwight David Eisenhower a déclaré :

« J’ai deux types de problèmes : l’urgence et l’importance. L’urgent n’est pas important et l’important n’est jamais urgent ». 

Il convient de bien distinguer l’important de l’urgent. En effet, cela nous permet de mieux comprendre le procédé de la matrice d’Eisenhower et de bien l’appliquer. 

L’important : c’est un critère dit objectif. Autrement dit, elle concerne les tâches importantes qui nous permettent d’atteindre nos propres objectifs. A l’inverse des tâches urgentes, celles qui sont importantes n’ont pas de conséquences immédiates.

L’urgent : elle fait référence aux activités qui suscitent une attention immédiate. Vous devez alors être en mesure d’exécuter les missions qu’on vous a attribuées dans un court délai. Toutefois, il est souvent difficile d’identifier le caractère urgent ou pas des éléments en question. L’urgent est subjectif puisqu’il consiste à atteindre les objectifs d’un autre et non pas les vôtres.

 Après avoir différencié les éléments urgents et importants, il vous sera plus facile d’identifier et de traiter vos priorités. 

Les utilités de la matrice Eisenhower

L’outil Eisenhower est adapté à toutes sortes d’activités professionnelles, associatives que privées. Son application vous permet de bénéficier d’énormes avantages. Vous pouvez profiter d’un gain de temps considérable et gagner en termes de productivité.

Dans un premier point, il facilite la gestion, la planification et l’organisation de votre travail. Vous pourrez ainsi donner du temps aux missions qui sont réellement prioritaires. Aussi, ce procédé vous aide à choisir les tâches que vous pouvez déléguer à une tierce personne. D’où son utilité dans le domaine du management. Les entrepreneurs s’en servent pour délimiter leurs domaines d’intervention.

La matrice peut vous aider à mieux gérer votre temps : Pareillement, elle peut vous aider à prendre de meilleures décisions. Ce n’est pas tout, vous avez la possibilité de trier et de prioriser les tâches à effectuer. Les tâches inutiles sont alors abandonnées pour se concentrer sur celles qui sont classées dans les deux premiers quadrants. 

La particularité de la matrice Eisenhower, c’est qu’elle peut avoir un effet positif sur votre état de santé mentale et physique. Cette méthode vous permet d’éviter des situations de confusions et de stress. En effet, il est plus facile de faire face à ses différentes responsabilités au travail. 

En résumé, ce mode de classification est nécessaire afin de mieux s’organiser et optimiser son temps. 

Mode d’application de la matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower est réputée pour sa facilité d’utilisation. Elle consiste à classer toutes les tâches par ordre des plus importantes et des plus urgentes.Plus explicitement, il s’agit de trier tous les éléments prioritaires en se basant sur la valeur de chacun. Cela vous aide à compenser vos problèmes de gestion de temps. Egalement, il vous aide à  prendre du recul sur les tâches qui ne sont pas encore de l’ordre du jour.

Cette méthode est bien plus utilisée dans le secteur du management qu’en termes de stratégie. La raison est que la matrice est efficace pour définir les tâches que vous pourrez traiter vous-même et celles que vous préférez déléguer. 

Restant au le sujet de délégation, vous devez à priori vous baser sur différents critères avant confier une tâche à une personne tierce. Ces critères peuvent se rapporter au degré d’importance, à l’échéance et les conséquences de la tâche elle-même. Aussi, il est plus judicieux de déléguer sa tâche à un collaborateur compétent et bien disponible. De cette façon, vous avez l’avantage de maîtriser votre temps. Mais aussi, vous avez l’assurance que votre tâche est prise en charge par une personne qui est bien en mesure de la traiter correctement.

En règle générale, l’importance doit plus prévaloir que l’urgence. Donc, l’objectivité doit remporter sur la subjectivité. Avant de remplir votre matrice, il convient de s’appuyer sur des missions qui sont factuelles et concrètes. En suivant cette démarche, vous éviterez de brasser du vent en traitant des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes.

Pour faciliter la classification, pensez à lister vos tâches et placez-les une par une dans les cases qui leur sont attribuées. Prenez le temps de déterminer chacune d’elles pour s’assurer de l’efficacité de votre matrice. Une fois ces étapes finies, vous aurez une idée plus claire sur la façon dont vous alliez traiter chaque mission.

Les plus et moins de la matrice d’Eisenhower 

Les plus de la matrice d’Eisenhower

Le plus grand intérêt de la matrice est son efficacité à résoudre les problèmes liés à la gestion de temps et à la mauvaise structuration. 

L’outil Eisenhower vous offre la possibilité de vous concentrer davantage sur les missions qui devraient être priorisées. Aussi, vous pouvez déterminer une à une les tâches qui sont à planifier, à déléguer ou à abandonner. 

Vous avez l’agréable sensation d’être libéré de votre stress et des pressions. Vous profitez d’une vie plus équilibré. Évitez tout de même de trop remplir vos cases, limitez les à 8 tâches pour éviter toute confusion.

Les moins de l’utilisation de la matrice

L’outil Eisenhower présente certaines failles. La matrice peut demeurer subjective. Cette situation se présente lorsque les tâches sont nombreuses. Vous pouvez avoir des difficultés à classer les tâches importantes et celles qui sont urgentes. Dans ce cas-là, vous serez amené à remplir la matrice de manière indécise.

Si vos analyses sont fondées sur la subjectivité, cela peut entraîner de lourdes conséquences sur la qualité de votre travail. 

Par ailleurs, la matrice ne propose pas de graduation, elle ne compte que deux axes : l’importance et l’urgence. Bien que ces dernières proposent chacune deux possibilités de classement, on a parfois du mal à bien hiérarchiser les tâches. 

La matrice d’Eisenhower reste toutefois un excellent moyen de gestion de temps et d’optimisation de productivité. Elle présente bien des avantageuse pour les entrepreneurs.

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De nombreux entrepreneurs se réfèrent aux autres articles disponibles sur e-book pour apprendre à maitriser cette méthode bien connue. De multiples ouvrages se portent sur la matrice d’Eisenhower. Elles vous apprennent les techniques adaptées pour mieux gérer votre temps. La plupart ont été rédigés par des spécialistes dans ce domaine.

L’utilisation de la matrice d’Eisenhower peut réduire et simplifier votre quotidien.

Il devient plus facile de prendre des décisions et de mettre en valeur certaines tâches. Aussi, cette méthode peut contribuer à votre développement personnel. Elle vous permet de vous sentir plus serein et prêt à faire face à toutes vos diverses responsabilités. En améliorant votre mode d’organisation au travail, vous arrivez à mémoriser les tâches qui vous ont été confiées. Vous avez même le temps de contrôler l’évolution des missions que vous avez déléguées à vos collaborateurs.

Si jamais vous chercher d’autres méthodes, cet article vous donnera de nombreuses techniques sur la méthode Pomodoro, qui est aussi génial

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A très vite 🙂

Sources complémentaires :

https://www.leblogdudirigeant.com/la-matrice-eisenhower/

https://www.manager-go.com/efficacite-professionnelle/dossiers-methodes/matrice-eisenhower

https://www.magicoffice.io/comment-utiliser-la-matrice-d-eisenhower

https://fr.wikipedia.org/wiki/Dwight_D._Eisenhower