Comment utiliser mon agenda intelligemment grâce à Google Agenda (Pc et Mac)

Google Agenda sur PC et Mac est un outil formidable que je vous recommande pour mener votre vie au prochaine niveau et vous aider à lutter contre la procrastination comme en parle cet article.

Bien sûr, la plupart d’entre nous ont des vies assez complexes avec beaucoup de travail, de réunions et d’accords secrets en coulisses. Il n’est donc pas toujours facile de garder une trace parfaite de votre emploi du temps dans les 3 kilos de matière grise qui se trouvent dans votre crâne.

Et honnêtement, vous ne devriez même pas essayer. Comme David Allen, le premier gourou de la productivité, l’a écrit un jour :

« Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. »

Donc aujourd’hui, vous entrez dans le camp d’entraînement du calendrier.

Votre calendrier est une partie essentielle de votre système de productivité – une combinaison d’outils externes qui forment une source de vérité cohérente et réelle pour toutes les choses qui se passent dans votre vie, y compris les tâches, les idées, les contacts et – bien sûr – les événements.

Aujourd’hui, je vais vous apprendre à mettre en place un système de calendrier qui ne vous fera jamais défaut.

Pour atteindre cet objectif, il faut suivre trois règles simples :

• Configurez votre agenda d’une manière qui vous convient.
• Ajoutez des événements et des informations pertinentes
• Extraire les informations de votre agenda au bon moment.
• …et ce bon moment n’est probablement pas celui que vous pensez.

Règle 1 : Configurez votre calendrier Google Agenda PC et Mac (d’une manière qui vous convient)

Dans cette section, nous allons voir comment choisir un calendrier et comment le configurer au mieux pour qu’il soit facile à utiliser.

Commençons par le choix d’un système de calendrier.

Calendriers numériques ou physiques

Quel est le meilleur type de calendrier : numérique ou physique ? Si la réponse est numérique, quelle est la meilleure application de calendrier ?

Dans le monde du fitness, il y a un vieil adage :

« La meilleure séance d’entraînement est celle à laquelle vous allez vous tenir. »

Le programme le plus hyper-optimisé du monde ne vous servira à rien si vous ne l’appréciez pas ou s’il ne s’adapte pas à votre emploi du temps (c’est d’ailleurs l’une des principales raisons pour lesquelles je travaille avec un coach en lifting, car il peut adapter mon programme lorsque je suis occupé ou en déplacement).

Cela vaut également pour les applications de calendrier (et il en va de même pour les outils de productivité en général).

J’aime Google Agenda sur PC et Mac . Certains de mes amis aiment Apple Calendar. Ma mère s’en tient à un calendrier mural de la vieille école.

La vérité est qu’il n’existe pas de calendrier objectivement meilleur. Votre calendrier est un outil qui a un rôle à jouer: Agir comme une source externe de vérité pour les événements de votre vie. Il peut également avoir d’autres fonctions annexes, comme vous rappeler ces événements ou afficher des photos de moi torse nu.

Cela signifie que le meilleur système de calendrier est celui que vous trouvez le plus facile à gérer et à consulter fréquemment.

Comme je l’ai mentionné plus haut, Google Agenda (PC et Mac) est le meilleur système de calendrier pour moi – il est gratuit, je peux le consulter à partir de mon ordinateur et de mon téléphone, et il possède des intégrations avec d’autres applications que je trouve utiles.

C’est la raison pour laquelle nous utiliserons Google Agenda sur PC dans les exemples de cet article, mais il existe de nombreuses autres options, notamment :

• Apple Calendar (gratuit)
• Outlook Calendar (gratuit)
• Fantastical (gratuit et payant
• Calendar.com (gratuit et payant)

Si vous voulez rester dans la vieille école et utiliser un agenda papier ou un bullet journal, c’est bien aussi. Les calendriers physiques présentent certains avantages par rapport aux calendriers numériques : il est plus difficile de se retrouver accidentellement à parcourir TikTok avec un agenda papier, et vous pouvez également utiliser des marqueurs pour mettre en évidence les événements et faire de votre agenda un A E S T H E T I C.

Si vous voulez un agenda physique, je vous recommande ceux de LEUCHTTURM1917. Ils fabriquent de très beaux carnets et agendas à couverture rigide ou souple, à la fois pour les études et pour des usages généraux.

Que vous choisissiez la voie physique ou numérique, j’ai une philosophie de conception de calendrier que je vous recommande de suivre afin de mieux organiser les choses :

Séparez les événements en catégories de vie

La plupart d’entre nous mènent des vies complexes et à multiples facettes. Nous avons du travail, des cours (si vous êtes étudiant), des rendez-vous et des événements entre amis.

Sur mon agenda, j’aime séparer ces différents types d’événements dans des groupes que j’appelle des catégories de vie. Cela m’a été particulièrement utile lorsque j’étais étudiante et que mon emploi du temps était beaucoup plus chargé : j’avais un  » seau  » pour les cours, le travail, les événements sur le campus, etc.

Une semaine de ma deuxième année d’université. Mes quarts de travail, mes cours, mes blocs d’étude et mes événements sur le campus sont tous visuellement distingués.
En séparant les événements à l’aide de catégories de vie, vous créez une distinction visuelle sur votre agenda, ce qui vous permet d’avoir une idée plus précise de votre semaine et de votre emploi du temps.

Dans Google Agenda (PC et Mac) (et la plupart des autres applications d’agenda), vous pouvez attribuer une couleur différente à chaque événement afin de créer ces catégories.

Cela me permet non seulement de définir une couleur par défaut pour les nouveaux événements, mais aussi de définir des préférences de notification distinctes pour chaque calendrier. C’est très utile, car je souhaite recevoir des notifications pour certains événements (comme les rendez-vous), mais pas pour d’autres (comme le temps d’auto-apprentissage prévu).

Si vous utilisez un calendrier papier, vous pouvez faire la même chose en utilisant quelques surligneurs de couleurs différentes pour les événements, ou en utilisant des symboles pour étiqueter vos types d’événements.

Vous n’êtes certainement pas obligé de faire cela, et si vous n’avez besoin de programmer que quelques événements, cela n’en vaut peut-être pas la peine. Mais si votre vie est très chargée, je pense que vous trouverez cela utile.

Règle 2 : Ajoutez des événements (et des informations pertinentes)

Pour être vraiment utile, votre calendrier doit être la seule source de vérité pour votre emploi du temps. Cela signifie que vous devez y ajouter des événements.

Cela peut être plus facile à dire qu’à faire sur le long terme, surtout si l’ajout d’événements implique beaucoup de frictions.

Nous allons aborder ici plusieurs conseils utiles pour ajouter des événements à votre calendrier avec le moins de friction possible.

Optimisez pour une saisie rapide

Plus vite vous pouvez introduire une idée, une tâche ou un événement dans votre système de productivité, plus vous êtes susceptible de le faire. C’est l’idée de la capture rapide, sur laquelle j’ai déjà écrit.

De nombreux outils de productivité vous font passer par trop d’étapes – en vous demandant des étiquettes, des dates d’échéance et des niveaux de priorité, ou en exigeant trop de clics ou de tapotements pour arriver à la zone de saisie du texte. Même un agenda papier peut introduire trop de frictions s’il est difficile à sortir de votre sac ou s’il faut trop de temps pour trouver la page de la semaine en cours.

Les outils de capture rapide tentent de réduire cette friction, soit en éliminant les étapes, soit en les accélérant, soit en les automatisant, soit en les conservant pour plus tard. Voici quelques outils de capture rapide :

• Des applications de numérisation de documents comme Adobe Scan
• Les assistants vocaux comme Siri, qui peuvent saisir des tâches, des événements et des rappels.
• Pour mon calendrier, j’utilise plusieurs stratégies de capture rapide pour accélérer l’ajout d’événements.

J’ai mentionné précédemment que j’utilisais Google Calendar pour mon système de calendrier, mais j’importe en fait mes calendriers Google dans Fantastical.

Cela me donne accès à la fonction de saisie en langage naturel de Fantastical, qui fonctionne à peu près comme celle de Todoist. Vous pouvez taper (ou parler) les détails de l’événement directement dans le titre de l’événement, et Fantastical analysera automatiquement les détails comme la date, l’heure et le lieu de l’événement.

Je garde également le widget de Fantastical sur la première page de l’écran d’accueil de mon téléphone, ce qui me permet d’ouvrir instantanément l’application et d’appuyer sur le bouton « Ajouter un événement ».

Utilisez des événements récurrents

L’un des grands avantages des applications de calendrier par rapport aux calendriers analogiques est la possibilité d’ajouter des événements récurrents.

Si vous avez un événement qui se produit tous les jours, toutes les semaines ou le troisième mercredi de chaque mois, une application de calendrier peut créer un événement récurrent pour vous.

Ajoutez l’événement une fois, spécifiez quand il se répète et quand il se termine, et vous n’aurez plus jamais à le programmer.

Ajoutez des informations pertinentes aux événements

J’ai l’habitude d’utiliser le champ de description de mes événements de calendrier pour enregistrer des informations utiles dont je pourrais avoir besoin sur le moment.

Un exemple : Il y a deux mois, je devais aller chercher un équipement de sport . Lorsque je l’ai commandé, ils m’ont envoyé un e-mail contenant des instructions pour trouver l’endroit où le récupérer, où se garer, etc.

Ces informations ont été envoyées à mon courrier électronique, mais je n’ai pas envie de fouiller dans mes e-mails lorsque je suis dans le parking. L’événement du calendrier est l’endroit le plus pertinent pour obtenir des informations sur ce ramassage. J’ai donc collé le contenu de l’e-mail directement dans l’événement lui-même. Cela peut être également très utile lors d’un RDV client important : au lieu de perdre des minutes à chercher un document, glissez le simplement en pièce jointe. Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?

Je tiens à souligner que si vous utilisez Gmail, Google Agenda(PC et Mac) crée automatiquement des événements pour les réservations de vols et d’hôtels, et remplit automatiquement la description avec toutes les informations pertinentes. C’est une fonctionnalité que j’apprécie beaucoup.

Inclure des événements facultatifs

Votre agenda ne doit pas nécessairement se limiter à votre programme fixe. Il peut également être utile d’y ajouter des événements facultatifs !

Par exemple, je suis un entrepreneur qui organise régulièrement des coachings communs à propos de l’entrepreneuriat.

Seulement je n’ai pas toujours le temps d’assister à ces appels, mais je les ajoute à un calendrier spécial « Opportunités EDU » pour savoir quand ils auront lieu et pouvoir décider d’y assister ou non.

Créez des calendriers de référence

J’aime aussi créer des calendriers de référence utiles qui sont masqués par défaut.

À l’université, j’avais un calendrier « Heures de bureau des professeurs ». Au début de chaque semestre, j’obtenais les horaires des heures de bureau de chacun de mes professeurs et je les plaçais dans ce calendrier.

Ensuite, si j’avais besoin de voir un professeur, je pouvais simplement faire basculer ce calendrier de Caché à Visible et voir quand les heures de bureau de ce professeur coïncidaient avec du temps libre dans mon propre agenda.

Ce concept est également très utile pour les horaires de gymnastique ouverte, les horaires des terrains de basket, etc.

Partagez votre calendrier

Il peut parfois être très utile de partager son calendrier avec quelqu’un d’autre.

Surtout au travail où il est peut être utile de voir l’agenda des collègues pour organiser certains meetings, cave qui va vous permettre de gagner beaucoup de temps au lieu demander quand un tel est disponible et quand l’autre l’est, et quels sont les créneaux disponibles communs.

Prévoyez du temps pour vos objectifs

Il s’agit plutôt d’un conseil de développement personnel, mais je vais l’inclure ici puisque nous parlons d’ajouter des événements.

Lorsque vos objectifs à long terme sont en contradiction avec vos désirs à court terme, commencez à planifier les choses. C’est pourquoi je vous recommande de planifier régulièrement des activités personnelles dans votre agenda et que vous puissiez garder du temps pour soi. Sinon cela risque d’être beaucoup trop souvent boulot, boulot, boulot.

Entraînement, cuisine, pratique de la guitare – peu importe ce que c’est. La planification élimine l’ambiguïté, vous rend un peu plus redevable à votre passé et diminue la résistance.

Règle n° 3 : extrayez des informations de votre calendrier (au bon moment)

Enfin, vous devez vous assurer que vous obtenez les informations de votre calendrier – et au bon moment. Ces deux derniers conseils vous permettront d’y parvenir.

Consultez votre calendrier tous les jours

Il s’agit d’un conseil simple que beaucoup de gens négligent !

Je vous recommande de vérifier votre calendrier dès le matin. Intégrez-le à votre routine matinale. Si vous pouvez vous rappeler de le consulter dès votre réveil, vous préparerez votre cerveau pour la journée et vous serez moins susceptible d’être pris au dépourvu.

Vous pouvez aussi le consulter le soir, avant de vous coucher, ce qui vous convient mieux. Quoi qu’il en soit, je vous recommande d’avoir un moment précis de la journée où vous regardez votre calendrier et faites un plan (mental ou écrit) pour la journée à venir.

Configurez des notifications intelligentes

Si vous utilisez une application de calendrier, vous pouvez la configurer pour qu’elle vous avertisse avant que des événements ne se produisent. Je vous recommande vivement d’utiliser ces notifications, surtout pour les événements très importants comme les examens, les entretiens et la destruction de l’univers par Zorp le Géomètre.

Mais attendez une seconde – quand devez-vous programmer ces notifications ?

Eh bien, je peux vous dire que ce n’est pas un bon moment, et c’est cinq minutes avant le début de l’événement. Vous devez programmer vos notifications de manière à avoir suffisamment de temps pour vous préparer à votre prochain événement et pour vous y rendre si vous devez vous déplacer.

Gardez à l’esprit que nous, les humains, avec nos cerveaux en bouillie et tout le reste, sommes sensibles à l’erreur de planification – nos prédictions sur le temps que prendront les choses sont presque toujours trop optimistes. Nous avons tendance à penser que le meilleur scénario et le scénario moyen sont la même chose… alors qu’ils ne le sont presque jamais.

En ce qui concerne les notifications, vous voulez qu’elles soient envoyées bien avant que vous ne deviez commencer à vous préparer pour votre prochain événement. Je vous recommande de les programmer au moins une heure avant l’événement lui-même.

Vous pouvez également créer un « ratio d’approximation », c’est-à-dire un multiplicateur que vous ajoutez à vos estimations de temps.

Si vous pensez qu’il vous faudra 60 minutes pour vous préparer à un événement, ajoutez un coefficient de 1,5 à cette estimation et faites-la passer à 90. Réglez votre notification en conséquence.

Une fonction que j’adore dans Fantastical est le paramètre Heure de départ. Si un événement a un lieu, Fantastical calculera le temps de trajet et vous enverra une notification quand il sera temps de partir. Vous pouvez même lui demander d’ajouter un tampon (15 minutes, par exemple) pour que vous ayez le temps de faire vos bagages et de terminer ce que vous êtes en train de faire. C’est génial.

En outre, la plupart des applications de calendrier vous permettent de configurer plusieurs notifications pour un seul événement. Si vous savez que vous n’êtes pas toujours parfait pour vérifier votre calendrier, je vous recommande de configurer une notification supplémentaire beaucoup plus éloignée pour les événements importants.

Cela est particulièrement utile pour les événements tels que les anniversaires, car vous aurez probablement besoin d’un peu de temps pour acheter un cadeau ou réserver un restaurant.

Conclusion

Si vous parvenez à suivre les trois règles que nous avons abordées ici, votre calendrier Google Agenda (PC et Mac)sera un élément incroyablement utile de votre système de productivité.

J’espère que cet article vous a été utile ! Si vous souhaitez aller plus loin, consultez mon cours sur les systèmes de productivité, qui vous apprendra à mettre en place l’ensemble de votre système de productivité et à faire en sorte que rien ne vous échappe dans votre vie.