La Méthode Zen to Done : Être productif sans stress

La routine quotidienne et l’interminable course contre la montre à laquelle la population mondiale actuelle fait face ne sont pas sans conséquence. Elles exposent de nombreuses personnes à un état de stress continuel, réduisant considérablement la productivité. Pères de famille, mères de famille et même de plus en plus de jeunes ont du mal à maintenir un bon équilibre de vie. Fini tout cela ! Voici une méthode d’organisation simple qui vous évitera de vous perdre dans ce cercle vicieux. Ce n’est autre que la méthode Zen to Done (ZTD).

Qu’est-ce que la méthode Zen to Done ?

La méthode Zen to Done est l’initiative de l’auteur Léo Babauta qui lui aussi était dépassé par le chaos et la complexité de ses journées. Il en venait à oublier d’effectuer nombreux de ses tâches, ce qui baissa relativement sa productivité. Léo Babauta finit par y remédier après avoir établi de nouvelles habitudes auxquelles il s’était engagé. Selon lui, l’important est de se focaliser sur un objectif par an avec pour credo : chaque chose en son temps. 

Les 10 habitudes à adopter

La méthode ZTD est cernée autour de 10 habitudes dont chacune requiert qu’elles soient travaillées et mises en place les unes après les autres. 

La collecte

Le principal but de la collecte est de désencombrer le cerveau. Concrètement, elle consiste à assembler les tâches, missions et idées au fur et à mesure qu’elles se présentent. Pour cela, vous pourrez avoir besoin de certains outils dont :

• Un carnet de notes à emporter partout, recueillant tout ce qui vous vient à l’esprit ;
• Un casier physique pour rassembler tous les documents papier : lettres, factures… ;
• Une boîte de réception unique où vous allez recevoir tous vos mails.

Le traitement

Le traitement consiste à prendre une décision pour chaque élément collecté. Plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez soit :

• Supprimer ou jeter les éléments inutiles ;
• Déléguer le traitement de certains éléments à d’autres personnes ;
• Classer les documents dans un dossier physique ou informatique ;
• Traiter immédiatement les cas qui ne demandent pas trop de temps ;
• Planifier un moment pour la réalisation des autres éléments.

La planification

La planification correspond à l’établissement d’une liste des priorités. Vous pourrez adopter la technique des grosses pierres, consistant à répartir les tâches en 3 groupes :

• Les grosses pierres ;
• Les cailloux et
• Le sable.

Les grosses pierres rassemblent toutes les tâches très importantes qu’il convient de traiter en premier.Les cailloux représentent les affaires importantes courantes tandis que le sable symbolise toutes les autres tâches, moins importantes, à réaliser en dernier. Lorsqu’elles sont réparties, il vous revient de programmer leur accomplissement en mettant en tête de liste les grosses pierres. 

=> Pour vous donner plus de conseils La Matrice d’Eisenhower, qui est très bien expliqué dans cet article.

L’action

C’est à ce niveau que vous allez passer à l’action : Pour une efficacité optimale, la méthode conseille de se concentrer sur une seule tâche à la fois.

Il conviendrait alors de supprimer dans la mesure du possible toutes éventuelles sources de distraction.

Cette habitude a pour principal avantage d’augmenter considérablement le niveau de productivité et d’efficacité au quotidien. 

La création d’un système de confiance

Travailler intelligemment, pas dur : Au fil du temps et à mesure que vous parvenez à intégrer les quatre premières habitudes, vous pourriez être tentés d’essayer d’autres outils d’organisation. Bien que ce ne soit pas une très mauvaise idée, cela pourrait en outre constituer une perte de temps. À la place, il est conseillé de faire confiance au système que vous avez déjà établi. 

L’organisation

Travailler intelligemment : Une bonne organisation contribue considérablement à une bonne concentration. Il est de ce fait très essentiel de débarrasser le bureau, de jeter tout ce qui est inutile et de faire des rangements. Vous pourrez aussi adopter un système de classement simple : créer des dossiers physiques et informatiques et toujours les étiqueter ou les nommer. Le but est de se débarrasser de tout encombrement et de ne garder que l’essentiel. 

La révision

Faire améliorer les choses : La révision consiste à faire régulièrement des points de façon à garder le système fonctionnel et performant. Vous êtes appelés à ce niveau à faire un suivi des tâches accomplies et de celles qui restent à faire. Vous pouvez également consulter vos listes, examiner votre planification, réexaminer les objectifs…

La simplification

Less is more : Pendant que vous effectuez la révision, vous pourriez constater la possibilité de gagner encore plus de temps pour mieux vous focaliser sur vos objectifs.

Pour ce faire, vous pouvez revoir la liste des tâches et vous demander celles qui sont plus importantes.

Cette évaluation permet de supprimer certains habitudes ou engagements que vous avez pris et dont vous pourrez vous passer. 

La création de routines

La puissance insoupsonnée des routines : On appelle routine une habitude prise de faire quelque chose toujours et de la même façon. Loin d’être ennuyeuse, la routine peut être très bénéfique.

Elle permet d’avoir des comportements automatiques qui seront faits sans trop d’efforts et qui éloigneront la procrastination.

De plus, vous allez agir en allant directement aux tâches importantes, ce qui vous permettra d’avancer vers vos objectifs. 

Trouver la passion

N’aillez pas la sensation de travailler : Même si vous parvenez à adopter toutes ses habitudes, il demeure également primordial que vous trouviez votre passion. Faire un travail qui vous passionne rendra vos tâches moins contraignantes. Comme disait Conficius :

« Trouve un métier que tu aimes et tu n’auras pas à travailler un seul jour de ta vie ».

Par ailleurs, si vous avez un hobby que vous aimez, vous serez tentés de terminer toutes les différentes tâches qui vous attendent afin d’y consacrer plus de temps. 

Quels avantages ?

Adopter la méthode Zen to Done est un excellent moyen de se retrouver à l’intérieur des multiples tâches quotidiennes qui nous attendent. Les avantages de la méthode sont multiples, elle :

• Permet de se concentrer sur une habitude à travailler à la fois ;
• Privilégie l’action de manière à atteindre les objectifs de façon , mais efficace ;
• Stimule l’organisation et diminue l’état constant de stress.

Comment changer les habitudes ?

Changer les habitudes est loin d’être chose facile. Cela demande beaucoup d’engagement, de patience et de pratique. Léo Babauta conseille de parler de la méthode à l’entourage, histoire d’avoir plus de pression positive. Il est également important de pratiquer jour après jour, car c’est le seul moyen de créer une habitude. Pour plus d’efficacité, l’auteur conseille de s’autoriser des récompenses à plusieurs étapes de son instauration.